Lo escuchamos todo el tiempo: "País XYZ devastado por un desastre natural". Ya sea en las noticias, de nuestros seres queridos o en redes sociales, la realidad de los desastres inesperados es muy evidente. Basta tomar este titular más reciente: "Los mortales terremotos en Japón provocan incendios y destruyen edificios".

Nadie espera que algo así les suceda, hasta que sucede. ¡Pero no todo es perdición y desánimo! Hay mucho que puedes hacer para proteger tu negocio. En este artículo, exploramos los mejores métodos de preparación para desastres para asegurar que tu sustento esté seguro y protegido. ¡Comencemos!

Cómo los incendios forestales afectaron las operaciones comerciales de TeamUp

Primero, exploremos el impacto que un desastre natural puede tener en un negocio. Tim Green, Director de operaciones en TeamUp, explica cómo un incendio forestal causó pérdidas significativas para su empresa:

"Aunque nuestra sede en Palo Alto no fue directamente dañada por los incendios, la infraestructura de los alrededores se vio severamente afectada. Las líneas eléctricas estaban caídas y la conectividad a internet era intermitente, lo que nos dificultó mantener nuestras operaciones habituales.

Nuestro servicio al cliente fue el más afectado. Con las líneas de comunicación caídas, no pudimos responder a las consultas de los clientes de manera oportuna, lo que llevó a un aumento significativo en quejas y insatisfacción de los clientes.

En términos de impacto financiero, estimo que la interrupción causada por los incendios resultó en una pérdida de aproximadamente el 20% de nuestros ingresos trimestrales. Esto se debió a una combinación de ventas perdidas y costos adicionales asociados con la respuesta y recuperación ante el desastre.

Además, perdimos una pequeña pero significativa parte de nuestra base de clientes debido a la interrupción en nuestros servicios. Estos clientes recurrieron a nuestros competidores durante este período y, a pesar de nuestros mejores esfuerzos, no pudimos recuperarlos después de que se restablecieran las operaciones normales".

¡Una realidad aterradora! Con esto en mente, ¿cómo puedes mitigar los daños causados por incendios forestales y otros desastres naturales? Vamos a explorarlo a continuación:

(1) Realiza una evaluación de riesgos basada en la región

Si vives en un estado conocido por sus terremotos, ¡es sabio estar preparado para ellos! Investiga tus "variables de riesgo" únicas. Por ejemplo, los riesgos en un estado como Arizona son diferentes de los de California.

Una vez hecho esto, evalúa cuáles son los riesgos para tu negocio. Considera:

El riesgo de perder clientes mientras la línea telefónica/internet está fuera de servicio. ¿Hay alguna manera de enviar avisos informándoles de tus problemas?

Evalúa tu dependencia de la clientela que te visita físicamente en tu ubicación (si operas un negocio físico). ¿Puedes ayudar a los clientes en línea? ¿Cómo puedes comunicarles que pueden contactarte a través de tu sitio web si la tienda física no está disponible?

Posibles daños a la infraestructura comercial. ¿Necesitarás seguro? ¿Qué es probable que se dañe? ¿Qué medidas de protección puedes implementar?

Según Hardy Desai, fundador de Supple Digital:

"Cada hora que un negocio está cerrado representa un costo promedio de $3,000 a $5,000 en ingresos y puede afectar negativamente los ingresos futuros".

Ahora que has identificado tus riesgos, veamos qué puedes hacer prácticamente.

(2) Crea un plan de respuesta de emergencia

Bien, esto tiene muchas piezas del rompecabezas. Pero comienza con evaluar claramente tu negocio y lo que podría salir mal. Hazte las siguientes dos preguntas:

(a) ¿Qué departamentos se verán más afectados?

Esta es una pregunta crucial. Y una vez que des respuesta, es hora de pasar a la acción. Por ejemplo, digamos que tu negocio recibe llamadas y correos electrónicos regulares de clientes potenciales. Si un desastre natural hace que tu oficina sea inaccesible, ¿hay formas para que los empleados trabajen desde casa?

O bien, por ejemplo, un desastre natural afecta la red eléctrica local y, como resultado, tu equipo de marketing no puede colaborar en proyectos ese día. ¿Puedes suministrar electricidad a tu negocio de otra manera?

Cada situación empresarial será diferente, pero la moraleja de la historia aquí es pensar detenidamente en las funciones empresariales que son más necesarias y cómo puedes mantenerlas operativas.

(b) ¿Cómo puedo garantizar la seguridad de los empleados durante un desastre natural?

Y la seguridad no solo significa liberar de daño físico. Asegurarse de que tus empleados estén seguros, física y mentalmente, es primordial. Solo pregúntale a Robert Kaskel, Director de Producto en Checkr:

"Crear un plan de seguridad en caso de un desastre natural debería ser tu primer paso porque los equipos no deberían quedarse dando vueltas para descubrir sus próximos pasos, deberían conocer bien el 'protocolo' para poder moverse rápidamente y mantenerse a salvo, así como al equipo. Una vez que creas un plan de seguridad y educas a tu equipo, debes revisarlo con frecuencia.

El plan puede cambiar y quieres mantener esa información lo suficientemente fresca en la mente de los empleados para que puedan seguirlo rápidamente, incluso bajo niveles de estrés elevados.

Tu plan de emergencia no termina después de que el desastre ha pasado. Algunos desastres naturales pueden ser traumáticos para las personas que los experimentan, así que asegúrate de poner en marcha un amplio apoyo tanto en salud mental como financiero para ayudar a tu equipo con las secuelas."

En resumen, asegúrate de tener:

Un "simulacro" que los empleados puedan seguir, es decir, procedimientos claramente practicados en caso de ciertos desastres naturales. También deberías revisarlo con frecuencia mediante "simulacros".

Ayuda financiera en caso de que un empleado se vea perjudicado.

Opciones de atención médica en salud mental para los empleados que están teniendo dificultades.

(3) Obtén un seguro asequible

Observa cómo escribí "asequible" ahí. No te apresures a elegir la primera opción de seguro; ¡hay muchas opciones! También hay muchos tipos diferentes. Por ejemplo, Gillian Dewar, directora financiera de Crediful, recomienda el seguro de interrupción comercial:

"Debes considerar si una interrupción en las operaciones causará pérdidas financieras que tu negocio no podrá recuperar. Si las pérdidas son demasiado grandes para soportar, el seguro de interrupción comercial puede ser una excelente opción para darte tranquilidad de que tu negocio y tu equipo estarán protegidos.

El seguro de interrupción cubre desde gastos de nómina y gastos generales hasta ingresos perdidos si tu negocio se cierra. No solo ayuda a mantener a flote tu negocio si un desastre natural detiene las operaciones, sino que también garantiza que tus empleados reciban su salario cuando más lo necesitan.

El riesgo de tu industria, el valor de la propiedad comercial, los ingresos y los límites de cobertura determinan las primas del seguro de interrupción comercial. Dado que es probable que pagues desde $100 hasta varios miles de dólares al año, evalúa los costos de las primas para asegurarte de que realmente superen los riesgos de pagar de tu bolsillo."

¡Ese es un gran consejo! Y además de esto, las empresas deberían considerar los siguientes tipos de seguros:

Seguro de propiedad con cobertura de desastres naturales: Las pólizas de seguro de propiedad estándar pueden no cubrir automáticamente todos los desastres naturales. Es esencial asegurarse de que tu póliza incluya cobertura para los tipos de desastres naturales comunes en tu área, como terremotos, inundaciones, huracanes o incendios forestales.

Seguro de auto integral: Si tu negocio tiene vehículos, el seguro de auto integral puede cubrir los daños causados a los vehículos por desastres naturales.

Seguro de cobertura especializada para desastres: Dependiendo de la ubicación y la naturaleza de tu negocio, es posible que necesites cobertura especializada para riesgos como deslizamientos de tierra, erupciones volcánicas u otros eventos naturales menos comunes.

(4) Únete a la nube

Según Nyokabi Mickens, propietaria de Loclicious, unirse a la nube es imprescindible:

"Navegar a través de un desastre natural como propietaria de un negocio me enseñó la valiosa lección de priorizar la continuidad digital. Mi consejo principal es invertir en sólidas copias de seguridad basadas en la nube para todos los datos críticos del negocio. Esto no se trata solo de salvaguardar archivos; se trata de asegurar que las operaciones comerciales puedan continuar de forma remota o desde ubicaciones diferentes.

Durante un desastre, la capacidad de acceder a la información del cliente, registros financieros y herramientas operativas de forma remota puede marcar la diferencia entre un contratiempo temporal y una parada catastrófica del negocio. Este enfoque ayudó a que mi negocio de cuidado del cabello se mantuviera a flote cuando el acceso físico a nuestras instalaciones era imposible."

Las copias de seguridad basadas en la nube también son:

1. Rentables.
2. Escalables según las necesidades de tu negocio.
3. Personalizables: se pueden configurar para hacer copias de seguridad de tus datos intermitentemente sin necesidad de intervención humana.

(5) Mejora la resistencia del edificio

Aunque esto podría terminar siendo tu inversión más significativa, sin duda podría ser la más valiosa. Mira este video y piensa en cómo las ventanas resistentes al impacto pueden proteger a tu personal y activos comerciales:

Además de instalar puertas y ventanas resistentes a huracanes, también podrías hacer que tu negocio sea evaluado externamente para determinar:

1. Integridad estructural.
2. Si se necesita realizar trabajos.
3. Qué podría ser potencialmente mejorado para reforzar la seguridad.

Asegurando pequeñas empresas con un plan integral de preparación para desastres

Para las pequeñas empresas, un sólido plan de continuidad empresarial es esencial. Al integrar estrategias clave como evaluaciones de riesgos específicas de la región, planes de emergencia integrales, coberturas de seguros adecuadas, copias de seguridad de datos basadas en la nube y mejoras en la resistencia del edificio, las pequeñas empresas pueden fortalecerse contra los desastres naturales.

Este enfoque no se trata solo de la recuperación; se trata de mantener la continuidad, salvaguardar los medios de vida y garantizar el éxito duradero del sector de pequeñas empresas frente a desafíos imprevistos.

Recursos adicionales para asegurar tu negocio en 2024

Consejos principales para dominar tu estrategia empresarial en 2024

Estrategias de marketing principales para 2024 - Ideas de 8 expertos de la industria

Mejores estrategias de crecimiento para pequeñas empresas en 2024: Ideas de 8 empresarios experimentados